Pembukuan
Usaha Mikro dan Kecil
STUDI KASUS PADA CV. INDOCITRA CAHAYA
(Bagian I –
Mencatat Transaksi Keuangan)
A.
PENDAHULUAN
Informasi
tata buku atau akuntansi dasar mempunyai peranan penting untuk mencapai
keberhasilan usaha bagi pemilik, pengelola dan pegawai UKM/UMKM.Informasi
akuntansi dapat menjadi dasar yang andal bagi pengambilan keputusan ekonomis
dalam pengelolaan usaha kecil, antara lain keputusan pengembangan pasar,
penetapan harga dan lain-lain. Penyediaan informasi akuntansi bagi usaha kecil
juga diperlukan khususnya untuk akses bantuan pemerintah (KUR,PNPM) dan akses
tambahan modal bagi usaha kecil dari kreditur (Bank).
Hal yang diperhatikan
dalam Menyusun Pembukuan
1. Jangan pernah melewatkan satu
transaksi pun untuk dicatat. Jika bisa lebih baik siapkan dua buku; buku pengeluaran
dan buku pemasukan.
2. Sekecil apa pun skala usaha kita,
jangan pernah mencampur keuangan perusahaan dan keuangan keluarga
3. Sebisa mungkin setiap transaksi harus
ada bukti transaksinya, entah itu bon atau kwitansi atau nota. Dan, jangan
sampai hilang. Nantinya bukti-bukti transaksi ini pasiti berguna selainsebagai
bukti dalam pertanggungjawaban dan
kelengkapan pembukuan keuangan kita
4. Berikan nomor (ref) terhadap nota
penjualan dari setiap transaksi kepada setiap customer guna kemudahan dan
kelengkapan pencatatan dan pengendalian internal terhadap pembukuan usaha
bisnis kita agar setiap transaksi dapat dicatat.
5. Bila perlu, untuk memudahkan pencatatan
transaksi bisa dibuat form-form khusus, misalnya untuk pengeluaran rutin dibuat
form warna kuning, pengeluaran lain-lain form warna merah, dan pemasukan form
warna hijau. Lalu, buatlah penempatan file yang tertib dan teratur untuk
memudahkan Anda mencari arsipnya.
6. Jangan ragu atau malu untuk meminta
bantuan orang disekitar yang lebih paham pembukuan kita semisal tetangga/
saudara/anak/ pelajar dan atau Mahasiswa program Akuntansi, tetangga akuntan atau konsultan pajak bila memang
merasa kurang mampu. Soalnya, masalah pembukuan memang cukup rumit dan
membosankan.
Konsep
Debet & Kredit
Debet dan kredit merupakan konsep yang paling mendasar dalam
akuntansi krn mewakili dua sisi dari setiap transaksi yang tercatat dalam
sistem akuntansi.
- debet menunjukkan saldo Harta atau Biaya - dapat digunakan untuk mengurangi saldo kredit
- kredit menunjukkan saldo Utang, Modal atau Pendapatan - dapat digunakan untuk mengurangi saldo debit
- Debet = pemasukan/penambahan Harta
- Kredit = pengeluaran/ pengurangan harta
logika akuntansi = setiap transaksi (kegiatan yg kita lakukan) akan berpengaruh pd 1 atau lebih dr 5 klasifikasi utama, dgn kata lain jika ada yg ditambah pasti ada yg dikurang agar seimbang
1.
harta - bertambah
(debit) berkurang (kredit)
2.
utang - bertambah
(kredit) berkurang (debit)
3.
modal - bertambah
(kredit) berkurang (debit)
4.
pendapatan -
bertambah (kredit) berkurang (debit)
5.
biaya - bertambah
(debit) berkurang (kredit)
contoh harta = kas, persediaan, peralatan, perlengkapan,
mesin, kendaraan dsb
contoh uatang = utang dagang, utang bank, utang gaji dsb
contoh pendapatan = pendapatan jasa warnet, pendapatan
pulsa, pendapatan jasa pangkas rambut
contoh biaya = biaya listrik(utilitas), biaya gaji, biaya
bahan baku kertas dsb
Perkembangan sektor UKM yang demikian
menyiratkan bahwa terdapat potensi yang besar jika hal ini dapat dikelola dan
dikembangkan dengan baik untuk mendorong semakin banyaknya UKM yang “naik
kelas” dalam rangka meningkatkan kontribusi mereka pada pertumbuhan
ekonomi nasional. Dalam rangka itu, di samping pentingnya aspek-aspek
pengembangan kualitas SDM, keleluasaan pasar, akses permodalan, dan akses
informasi/teknologi, secara mikro perlu dikembangkan kebiasaan bagi para pelaku
UKM untuk tertib mengadministrasikan seluruh transaksi keuangan dalam menjalankan
usahanya.
Fungsi administrasi keuangan, di
samping menciptakan “pagar” kedisiplinan pengelolaan keuangan, juga akan
memudahkan mereka untuk melakukan pengembangan usaha, termasuk kemudahan akses
permodalan dari bank. Pihak bank dalam menyalurkan kredit tentu akan
berfokus pada first collateral kelayakan usaha. Bank tidak akan
mengambil risiko dalam penyaluran kredit dengan tidak mengetahui perkembangan
posisi dan kinerja keuangan UKM yang bersangkutan. Di lain pihak, sebagian
besar UKM tidak memiliki laporan kinerja usaha dan keuangan yang baik sebagai
syarat untuk memperoleh kredit. Hal ini terjadi karena pelaku UKM tidak
terbiasa melakukan pencatatan dan penyusunan laporan keuangan untuk memperoleh
gambaran kegiatan usaha dan posisi keuangan aktifitas usaha mereka.
Pada prinsipnya, bukanlah suatu hal
yang sulit untuk menumbuhkan kebiasaan menyiapkan laporan keuangan bagi UKM.
Pada umumnya mereka sudah mempunyai kebiasaan mencatat segala sesuatu yang
penting bagi usahanya, meskipun pada umumnya tidak lengkap. Berawal dari
kebiasaan mencatat tersebut, berikutnya perlu mengarahkan mereka pada
aspek kelengkapan catatan dan proses pengklasifikasian catatan tersebut ke
komponen-komponen laporan keuangan sesuai dengan prinsip-prinsip penyusunan laporan
keuangan. Dengan demikian, kebiasaan mencatat transaksi keuangan secara
lengkap, mengklasifikasikan, mengakumulasikan, dan merekapitulasikan data
keuangan akan memudahkan mereka untuk menyusun laporan keuangan, kapanpun
mereka memerlukannya dan apapun keperluan pengembangan usaha yang
direncanakannya.
MEMBUKUKAN TRANSAKSI KEUANGAN
Kebanyakan UKM hanya mencatat jumlah
uang yang diterima dan dikeluarkan, jumlah barang yang dibeli dan dijual, dan
jumlah piutang/utang. Namun pencatatan itu hanya sebatas pengingat saja dan
tidak dengan format yang memudahkan untuk menyusun laporan keuangan sesuai
dengan prinsip akuntansi yang berlaku. Meskipun tidak dapat dipungkiri mereka
dapat mengetahui jumlah modal akhir mereka setiap tahun yang hampir sama
jumlahnya jika kita mencatat dengan sistem akuntansi yang standar.
Dari kebiasaaan – kebiasaan mencatat
kegiatan usaha secara sederhana tersebut, dapat diarahkan untuk mencatat
transaksi keuangan yang sesuai dengan standar akuntansi secara lengkap dan
rapih. Tentunya dengan format yang sederhana dengan mempertimbangkan alokasi
tenaga dan waktu yang terbatas.
Pencatatan transaksi usaha adalah
kegiatan mencatat setiap transaksi yang berhubungan dengan lalu lintas keuangan
aktifitas usaha. Secara standar, transaksi yang perlu dicatat adalah transaksi
yang berhubungan dengan kas, pembelian (tunai dan kredit), penjualan (tunai dan
kredit), piutang, dan utang. Mencatat setiap transaksi yang terjadi sangat
penting sebagai bahan untuk menyusun laporan keuangan. Tanpa adanya catatan transaksi
usaha, mustahil laporan keuangan dapat dibuat. Tentunya setiap transaksi juga
harus disertai bukti transaksi, sebagai bukti bahwa transaksi tersebut benar –
benar terjadi dan bukan karangan semata. Lebih jauh dari itu, kebiasaan untuk
mengumpulkan, menyimpan dan mengelompokkan bukti transaksi (kwitansi, faktur,
nota penjualan dan nota pembelian) secara tertib akan membentuk kedisiplinan
mereka untuk siap menghadapi kondisi “upgrade” usaha.
berikut ini dapat digunakan oleh UKM dalam
mencatat setiap transaksi keuangan yang kemudian dapat dijadikan bahan untuk
membuat laporan keuangan. Format ini terdiri atas: buku kas, buku pembelian
tunai dan kredit, buku penjualan tunai dan kredit, buku piutang dan buku utang.
Kesemua buku tersebut memiliki hubungan satu dengan yang lainnya, melalui media
penghubung jurnal.
Sebagai contoh; Jika terjadi penjualan
tunai, maka jurnal yang dimaksud adalah mencatat di kolom penerimaan (debet)
buku kas, dan imbangannya mencatat nilai yang sama pada buku penjualan tunai.
Format Buku kas
|
Tanggal
|
Keterangan
|
Ref
(KODE NOTA)
|
Penerimaan
(Debet)
|
Pengeluaran
(Kredit)
|
Saldo
|
|
1 September 2011
|
Modal Awal
|
|
3000
|
||
|
Pend. Sablon Baju
|
|
2000
|
5000
|
||
|
Pend. Cetak Stiker
|
|
1000
|
6000
|
||
|
Biaya bahan baku
baju
|
|
1000
|
5000
|
||
|
|
|||||
|
|
|||||
|
|
|||||
|
jumlah
|
|
||||
|
|
|||||
|
|
|||||
|
|
|||||
|
Jumlah
|
|
5000
|
|||
Yang dicatat pada buku kas adalah
transaksi yang mengakibatkan uang tunai bertambah atau berkurang. Dengan format
seperti ini, dapat dilihat posisi kas (uang tunai) yang dimiliki, atau
seharusnya dimiliki, secara cepat dan tepat dengan melihat kolom saldo dari
pencatatan transaksi terakhir. Dari sisi pembentukan nilai-nilai kedisiplinan
dan fokus pada bisnis, buku kas ini dapat berfungsi sebagai “pagar” dalam
mengendalikan pemakaian uang tunai agar dapat digunakan secara efektif dengan
melihat item-item dalam penerimaan dan pengeluarannya.
|
Tanggal
|
No. Nota/
Faktur
|
Nama Toko dan Barang
|
Jumlah Barang
|
Harga Beli
|
Satuan
|
Jumlah
|
|
|
|
|||||||
|
|
|||||||
|
|
|||||||
|
|
|||||||
|
|
|||||||
|
|
|||||||
|
|
|||||||
|
|
|||||||
|
|
|||||||
|
|
|||||||
|
Jumlah
|
|
||||||
Format Buku Pembelian Tunai
Yang dicatat dalam buku ini adalah
setiap terjadi transaksi pembelian secara tunai. Dengan melakukan pencatatan
menggunakan format ini pada setiap pembelian tunai, UKM dapat mencatat setiap
pembelian secara lengkap dan dapat melihat perubahan harga satuan barang yang
sangat bagi perencanaan pembelian selanjutnya. Untuk memnuhi prinsip
perimbangan (balance) dalam penjurnalan, jumlah kolom total pembelian
tunai pada hari yang bersangkutan kemudian dicatat pada buku kas kolom
pengeluaran.
Format Buku Pembelian Kredit
|
Tanggal
|
No. Nota/
Faktur
|
Nama Toko dan
Barang
|
Jumlah Barang
|
Harga Beli
|
Satuan
|
Jumlah
|
|
JUMLAH
|
||||||
Yang dicatat dalam buku ini adalah
hanya setiap terjadi transaksi pembelian secara kredit. Hampir sama dengan
format diatas, transaksi pembelian juga dapat dicatat secara lengkap.
Bedanya jumlah total pembelian kredit pada hari yang bersangkutan kemudian
dicatat pada buku utang kolom kredit.
Format Buku Penjualan Tunai
|
Tanggal
|
No. Nota/
Faktur
|
Nama Toko dan
Barang
|
Jumlah Barang
|
Harga Jual
|
Satuan
|
Jumlah
|
|
Jumlah
|
||||||
Yang dicatat dalam buku ini adalah
setiap terjadi transaksi penjualan secara tunai. Dengan format seperti ini, UKM
dapat melihat posisi penjualan produk-produk yang dipasarkannya. Jumlah total
penjualan tunai pada hari yang bersangkutan kemudian dicatat pada buku kas
kolom penerimaan (debet).
Format Buku Penjualan Kredit
|
Tanggal
|
No. Nota/
Faktur
|
Nama Toko dan
Barang
|
Jumlah Barang
|
Harga Jual
|
Satuan
|
Jumlah
|
Yang dicatat dalam buku ini adalah
hanya setiap terjadi transaksi penjualan secara kredit atau yang menimbulkan
piutang. Jumlah total penjualan kredit pada hari yang bersangkutan kemudian
dicatat pada buku piutang kolom debet.
Format Buku Piutang
|
Tanggal
|
Keterangan
|
Debet
|
Kredit
|
Saldo
|
|
Jumlah
|
||||
Yang dicatat dalam buku ini adalah
setiap terjadi transaksi perusahaan meminjamkan uang kepada pihak lain,
imbangan jurnal dari rekapitulasi penjualan kredit harian, dan pembayaran
piutang oleh pihak lain (penjualan kredit dan pengembalian pinjaman). Kolom
keterangan diisi mencatat dari siapa perusahaan menerima pembayar piutang dan
kepada siapa perusahaan memberikan pinjaman atau melakukan penjualan kredit.
Piutang bertambah dicatat pada kolom debet dan piutang berkurang dicatat di
kolom kredit.
Format Buku Utang
|
Tanggal
|
Keterangan
|
Debet
|
Kredit
|
Saldo
|
|
Jumlah
|
||||
Yang dicatat dalam buku ini adalah
setiap terjadi transaksi perusahaan meminjam uang dari pihak lain, rekapitulasi
pembelian kredit harian, dan pembayaran utang oleh perusahaan (pembelian kredit
dan pengembalian pinjaman). Kolom keterangan diisi dengan kepada siapa
perusahaan membayar utang. Utang bertambah dicatat pada kolom kredit dan utang
berkurang dicatat di kolom debet.
Dengan berbekal pada catatan yang
tertera pada tiap – tiap buku di atas, UKM sudah dapat membuat sebuah laporan
keuangan secara sederhana dengan melakukan rekapitulasi dan mengelompokkan
saldo pada buku-buku tersebut yang tentu akan menjadikan usaha lebih baik dan
transparan.
