Pembukuan Usaha Mikro dan Kecil UKM

Pembukuan Usaha Mikro dan Kecil  

STUDI KASUS PADA CV. INDOCITRA CAHAYA 

 (Bagian I – Mencatat Transaksi Keuangan)

A.    PENDAHULUAN

Informasi tata buku atau akuntansi dasar mempunyai peranan penting untuk mencapai keberhasilan usaha bagi pemilik, pengelola dan pegawai UKM/UMKM.Informasi akuntansi dapat menjadi dasar yang andal bagi pengambilan keputusan ekonomis dalam pengelolaan usaha kecil, antara lain keputusan pengembangan pasar, penetapan harga dan lain-lain. Penyediaan informasi akuntansi bagi usaha kecil juga diperlukan khususnya untuk akses bantuan pemerintah (KUR,PNPM) dan akses tambahan modal bagi usaha kecil dari kreditur (Bank).

Hal yang diperhatikan dalam Menyusun Pembukuan

1.      Jangan pernah melewatkan satu transaksi pun untuk dicatat. Jika bisa lebih baik siapkan dua buku; buku pengeluaran dan buku pemasukan.

2.      Sekecil apa pun skala usaha kita, jangan pernah mencampur keuangan perusahaan dan keuangan keluarga

3.      Sebisa mungkin setiap transaksi harus ada bukti transaksinya, entah itu bon atau kwitansi atau nota. Dan, jangan sampai hilang. Nantinya bukti-bukti transaksi ini pasiti berguna selainsebagai bukti  dalam pertanggungjawaban dan kelengkapan pembukuan keuangan kita

4.      Berikan nomor (ref) terhadap nota penjualan dari setiap transaksi kepada setiap customer guna kemudahan dan kelengkapan pencatatan dan pengendalian internal terhadap pembukuan usaha bisnis kita agar setiap transaksi dapat dicatat.

5.      Bila perlu, untuk memudahkan pencatatan transaksi bisa dibuat form-form khusus, misalnya untuk pengeluaran rutin dibuat form warna kuning, pengeluaran lain-lain form warna merah, dan pemasukan form warna hijau. Lalu, buatlah penempatan file yang tertib dan teratur untuk memudahkan Anda mencari arsipnya.

6.      Jangan ragu atau malu untuk meminta bantuan orang disekitar yang lebih paham pembukuan kita semisal tetangga/ saudara/anak/ pelajar dan atau Mahasiswa program Akuntansi, tetangga  akuntan atau konsultan pajak bila memang merasa kurang mampu. Soalnya, masalah pembukuan memang cukup rumit dan membosankan.

Konsep Debet & Kredit

Debet dan kredit merupakan konsep yang paling mendasar dalam akuntansi krn mewakili dua sisi dari setiap transaksi yang tercatat dalam sistem akuntansi.

• debet menunjukkan saldo Harta atau Biaya - dapat digunakan untuk mengurangi saldo kredit
• kredit menunjukkan saldo Utang, Modal atau Pendapatan - dapat digunakan untuk mengurangi saldo debit
• Debet = pemasukan/penambahan Harta
• Kredit = pengeluaran/ pengurangan harta

logika akuntansi = setiap transaksi (kegiatan yg kita lakukan) akan berpengaruh pd 1 atau lebih dr 5 klasifikasi utama, dgn kata lain jika ada yg ditambah pasti ada yg dikurang agar seimbang

1.      harta - bertambah (debit) berkurang (kredit)

2.      utang - bertambah (kredit) berkurang (debit)

3.      modal - bertambah (kredit) berkurang (debit)

4.      pendapatan - bertambah (kredit) berkurang (debit)

5.      biaya - bertambah (debit) berkurang (kredit)

contoh harta = kas, persediaan, peralatan, perlengkapan, mesin, kendaraan dsb

contoh uatang = utang dagang, utang bank, utang gaji dsb

contoh pendapatan = pendapatan jasa warnet, pendapatan pulsa, pendapatan jasa pangkas rambut

contoh biaya = biaya listrik(utilitas), biaya gaji, biaya bahan baku kertas dsb

Perkembangan sektor UKM yang demikian menyiratkan bahwa terdapat potensi yang besar jika hal ini dapat dikelola dan dikembangkan dengan baik untuk mendorong semakin banyaknya UKM yang “naik kelas” dalam rangka meningkatkan kontribusi mereka pada  pertumbuhan ekonomi nasional. Dalam rangka itu, di samping pentingnya aspek-aspek pengembangan kualitas SDM, keleluasaan pasar, akses permodalan, dan akses informasi/teknologi, secara mikro perlu dikembangkan kebiasaan bagi para pelaku UKM untuk tertib mengadministrasikan seluruh transaksi keuangan dalam menjalankan usahanya.

Fungsi administrasi keuangan, di samping menciptakan “pagar” kedisiplinan pengelolaan keuangan, juga akan memudahkan mereka untuk melakukan pengembangan usaha, termasuk kemudahan akses permodalan dari bank.  Pihak bank dalam menyalurkan kredit tentu akan berfokus pada first collateral kelayakan usaha. Bank tidak akan mengambil risiko dalam penyaluran kredit dengan tidak mengetahui perkembangan posisi dan kinerja keuangan UKM yang bersangkutan. Di lain pihak, sebagian besar UKM tidak memiliki laporan kinerja usaha dan keuangan yang baik sebagai syarat untuk memperoleh kredit. Hal ini terjadi karena pelaku UKM tidak terbiasa melakukan pencatatan dan penyusunan laporan keuangan untuk memperoleh gambaran kegiatan usaha dan posisi keuangan aktifitas usaha mereka.

Pada prinsipnya, bukanlah suatu hal yang sulit untuk menumbuhkan kebiasaan menyiapkan laporan keuangan bagi UKM. Pada umumnya mereka sudah mempunyai kebiasaan mencatat segala sesuatu yang penting bagi usahanya, meskipun pada umumnya tidak lengkap. Berawal dari kebiasaan mencatat tersebut,  berikutnya perlu mengarahkan mereka pada aspek kelengkapan catatan dan proses pengklasifikasian catatan tersebut ke komponen-komponen laporan keuangan sesuai dengan prinsip-prinsip penyusunan laporan keuangan.  Dengan demikian, kebiasaan mencatat transaksi keuangan secara lengkap, mengklasifikasikan, mengakumulasikan, dan merekapitulasikan data keuangan akan memudahkan mereka untuk menyusun laporan keuangan, kapanpun mereka memerlukannya dan apapun keperluan pengembangan usaha yang direncanakannya.

MEMBUKUKAN TRANSAKSI KEUANGAN

Kebanyakan UKM hanya mencatat jumlah uang yang diterima dan dikeluarkan, jumlah barang yang dibeli dan dijual, dan jumlah piutang/utang. Namun pencatatan itu hanya sebatas pengingat saja dan tidak dengan format yang memudahkan untuk menyusun laporan keuangan sesuai dengan prinsip akuntansi yang berlaku. Meskipun tidak dapat dipungkiri mereka dapat mengetahui jumlah modal akhir mereka setiap tahun yang hampir sama jumlahnya jika kita mencatat dengan sistem akuntansi yang standar.

Dari kebiasaaan – kebiasaan mencatat kegiatan usaha secara sederhana tersebut, dapat diarahkan untuk mencatat transaksi keuangan yang sesuai dengan standar akuntansi secara lengkap dan rapih. Tentunya dengan format yang sederhana dengan mempertimbangkan alokasi tenaga dan waktu yang terbatas.

Pencatatan transaksi usaha adalah kegiatan mencatat setiap transaksi yang berhubungan dengan lalu lintas keuangan aktifitas usaha. Secara standar, transaksi yang perlu dicatat adalah transaksi yang berhubungan dengan kas, pembelian (tunai dan kredit), penjualan (tunai dan kredit), piutang, dan utang. Mencatat setiap transaksi yang terjadi sangat penting sebagai bahan untuk menyusun laporan keuangan. Tanpa adanya catatan transaksi usaha, mustahil laporan keuangan dapat dibuat. Tentunya setiap transaksi juga harus disertai bukti transaksi, sebagai bukti bahwa transaksi tersebut benar – benar terjadi dan bukan karangan semata. Lebih jauh dari itu, kebiasaan untuk mengumpulkan, menyimpan dan mengelompokkan bukti transaksi (kwitansi, faktur, nota penjualan dan nota pembelian) secara tertib akan membentuk kedisiplinan mereka untuk siap menghadapi kondisi “upgrade” usaha.

 berikut ini dapat digunakan oleh UKM dalam mencatat setiap transaksi keuangan yang kemudian dapat dijadikan bahan untuk membuat laporan keuangan. Format ini terdiri atas: buku kas, buku pembelian tunai dan kredit, buku penjualan tunai dan kredit, buku piutang dan buku utang. Kesemua buku tersebut memiliki hubungan satu dengan yang lainnya, melalui media penghubung jurnal.

Sebagai contoh; Jika terjadi penjualan tunai, maka jurnal yang dimaksud adalah mencatat di kolom penerimaan (debet) buku kas, dan imbangannya mencatat nilai yang sama pada buku penjualan tunai.

Format Buku kas

Tanggal	Keterangan	Ref (KODE NOTA)	Penerimaan (Debet)	Pengeluaran (Kredit)	Saldo
1 September 2011	Modal Awal				3000
	Pend. Sablon Baju		2000		5000
	Pend. Cetak Stiker		1000		6000
	Biaya bahan baku baju			1000	5000
jumlah
Jumlah					5000

Yang dicatat pada buku kas adalah transaksi yang mengakibatkan uang tunai bertambah atau berkurang. Dengan format seperti ini, dapat dilihat posisi kas (uang tunai) yang dimiliki, atau seharusnya dimiliki, secara cepat dan tepat dengan melihat kolom saldo dari pencatatan transaksi terakhir. Dari sisi pembentukan nilai-nilai kedisiplinan dan fokus pada bisnis, buku kas ini dapat berfungsi sebagai “pagar” dalam mengendalikan pemakaian uang tunai agar dapat digunakan secara efektif dengan melihat item-item dalam penerimaan dan pengeluarannya.

Tanggal	No. Nota/ Faktur	Nama Toko dan Barang	Jumlah Barang	Harga Beli	Satuan	Jumlah
Jumlah

Format Buku Pembelian Tunai

Yang dicatat dalam buku ini adalah setiap terjadi transaksi pembelian secara tunai. Dengan melakukan pencatatan menggunakan format ini pada setiap pembelian tunai, UKM dapat mencatat setiap pembelian secara lengkap dan dapat melihat perubahan harga satuan barang yang sangat bagi perencanaan pembelian selanjutnya. Untuk memnuhi prinsip perimbangan (balance) dalam penjurnalan, jumlah kolom total pembelian tunai pada hari yang bersangkutan kemudian dicatat pada buku kas kolom pengeluaran.

Format Buku Pembelian Kredit

Tanggal	No. Nota/ Faktur	Nama Toko dan Barang	Jumlah Barang	Harga Beli	Satuan	Jumlah
JUMLAH

Yang dicatat dalam buku ini adalah hanya setiap terjadi transaksi pembelian secara kredit. Hampir sama dengan format diatas, transaksi pembelian  juga dapat dicatat secara lengkap. Bedanya jumlah total pembelian kredit pada hari yang bersangkutan kemudian dicatat pada buku utang kolom kredit.

Format Buku Penjualan Tunai

Tanggal	No. Nota/ Faktur	Nama Toko dan Barang	Jumlah Barang	Harga Jual	Satuan	Jumlah
Jumlah

Yang dicatat dalam buku ini adalah setiap terjadi transaksi penjualan secara tunai. Dengan format seperti ini, UKM dapat melihat posisi penjualan produk-produk yang dipasarkannya. Jumlah total penjualan tunai pada hari yang bersangkutan kemudian dicatat pada buku kas kolom penerimaan (debet).

Format Buku Penjualan Kredit

Tanggal	No. Nota/ Faktur	Nama Toko dan Barang	Jumlah Barang	Harga Jual	Satuan	Jumlah

Yang dicatat dalam buku ini adalah hanya setiap terjadi transaksi penjualan secara kredit atau yang menimbulkan piutang. Jumlah total penjualan kredit pada hari yang bersangkutan kemudian dicatat pada buku piutang kolom debet.

Format Buku Piutang

Tanggal	Keterangan	Debet	Kredit	Saldo
Jumlah

Yang dicatat dalam buku ini adalah setiap terjadi transaksi perusahaan meminjamkan uang kepada pihak lain, imbangan jurnal dari rekapitulasi penjualan kredit harian, dan pembayaran piutang oleh pihak lain (penjualan kredit dan pengembalian pinjaman). Kolom keterangan diisi mencatat dari siapa perusahaan menerima pembayar piutang dan kepada siapa perusahaan memberikan pinjaman atau melakukan penjualan kredit. Piutang bertambah dicatat pada kolom debet dan piutang berkurang dicatat di kolom kredit.

Format Buku Utang

Tanggal	Keterangan	Debet	Kredit	Saldo
Jumlah

Yang dicatat dalam buku ini adalah setiap terjadi transaksi perusahaan meminjam uang dari pihak lain, rekapitulasi pembelian kredit harian, dan pembayaran utang oleh perusahaan (pembelian kredit dan pengembalian pinjaman). Kolom keterangan diisi dengan kepada siapa perusahaan membayar utang. Utang bertambah dicatat pada kolom kredit dan utang berkurang dicatat di kolom debet.

Dengan berbekal pada catatan yang tertera pada tiap – tiap buku di atas, UKM sudah dapat membuat sebuah laporan keuangan secara sederhana dengan melakukan rekapitulasi dan mengelompokkan saldo pada buku-buku tersebut yang tentu akan menjadikan usaha lebih baik dan transparan.